Dématérialisation, zéro papier...Objectif irréaliste ou incontournable?

La dématérialisation ou zéro papier, c'est le remplacement dans une entreprise des documents papier par des fichiers informatiques et la gestion numérique des flux de l'ensemble des données (échange, stockage, archivage...). Objectif irréaliste pour certains, inévitable pour d'autres, la tendance qui semble se dessiner à l'heure actuelle est bien celle d'une suppression progressive des supports matériels.

De nouvelles pratiques voient le jour comme la mise à disposition de fichiers partagés, l'envoi automatique d'e-mails, les signatures électroniques, la gestion des tâches au sein de différents flux opérationnels (workflow). Les objectifs d'une telle démarche sont bien évidemment multiples. Outre le fait de générer des économies importantes, de réduire les temps liés aux procédures administratives et donc d'optimiser la réactivité et l'efficacité de l'entreprise, la mise en place du zéro papier permet aussi de garantir l'intégrité et la fiabilitée des données, de faciliter leur archivage et leur sauvegarde, de conserver la traçabilité de leur flux mais aussi d'assurer une confidentialité des différents échanges.

Dans une démarche de dématérialisation, la problématique de l'archivage tout comme celle de la sécurisation des données sont tout aussi primordiales.
Les volumes de données à conserver sont toujours plus importants par respect des réglements.
En effet, d'une manière générale on s'accorde à dire que la longévité des supports numériques est bien souvent limitée à une dizaine d'années. Alors que penser de la dématérialisation, si au bout de 10 ans, l'archivage n'est plus possible ?. Cette durée finalement courte n'offre donc pas la sécurité nécessaire.

C'est là que certaines solutions informatiques entrent en jeu : le module AM (Archive Manager) de COOX permet l'historisation et l'archivage de vos données de production régulièrement grâce à l'enregistrement des données sur un serveur d'archive. De même, en matière de gestion de la sécurité et de la confidentialité des informations, le logiciel COOX vous permettra par exemple de sécuriser l'accès aux données (données archivées ou données de production) : informations disponibles pour tous, réservées à certains utilisateurs, à certains ateliers...une garantie contre la fuite des données confidentielles ! Plusieurs utilisateurs pourront aussi consulter à distance le même document, même s'ils sont éloignés physiquement. Une dématérialisation qui supprime aussi totalement l'utilité d'un local dédié à l'archivage ou d'un contrat avec un prestataire !

Au niveau de la production, la dématérialisation des flux nécessite une traçabilité sans faille qui sache tenir compte des différentes contraintes législatives, environnementales, métiers. Une traçabilité systématique doit être mise en place tant au niveau des flux, des opérations qu'à celui des matières premières. Obtenir immédiatement le suivi de l'historique des opérations menées avec leur horodatage, connaitre la liste des équipements utilisés pour produire un lot, ses propriétés, être informé des événements survenus au cours du process (alarmes, interventions opérateur...) est aujourd'hui indispensable.

Identifier en temps réel les produits fabriqués qui ont utilisé un certain lot d'approvisionnement, savoir si une matière première est défectueuse, si la température d'un mélange n'a pas été respectée, si le temps de cycle n'est pas respecté... mais aussi garder la preuve de consultations d'informations, celles auxquelles on a accédé et celles qui ont été modifiées, comme par exemple, certains enregistrements d'une base de données, certaines formules de recettes...Il est capital de conserver une trace électronique fidèle et intègre des documents afin que ces derniers puissent être produits comme un moyen de preuve.